کد مطلب:1578 شنبه 1 فروردين 1394 آمار بازدید:23

گنجینه پرسمان » اجتماعي و فرهنگي

دليل طولاني شدن پاسخ ارسال نامه چيست؟ اصولاً براي پاسخ به سؤالات چه مراحلي را انجام مي دهيد و چند نفر در آن واحد مشغول به پاسخگويي ميباشند؟

دليل عمدة طولاني شدن ارسال پاسخ نامه ها مربوط به چرخة كاري و ساختار اداري اين واحد و يا هر واحد اداري ديگر باشد كه ناگزير است، زيرا به طور معمول ارسال هر نامه از مبدأ توسط ادارة پست تا زماني كه به مقصد برسد، چند روز طول مي كشد و پس از رهايي از تشريفات اداري (ثبت، فتو و ...) بين محققان توزيع ميشود و آنان از منابعي كه در دسترس است و گاهي هم نيست، ولي از از جاهاي ديگر ظرف چند روز پاسخ را تهيه مي كنند. پس از ارجاع جواب به مسئول گروه و انجام اصلاحات احتمالي و ارزيابي مدير واحد يا معاون پژوهشي نوبت به ويراستار ميرسد، بعد از ويراستاري و كنتزل توسط مدير گروه، پاسخ تايپ شده و پس از آن مقابله و غلط گيري و تطبيق با متن ميشود، سپس به ادارة پست جهت ارسال داده ميشود. به طور معمول چند روز در آن اداره و چند روز ديگر نيز در ادارة پست شهرستان مي ماند و پس از آن به دست صاحب نامه ميرسد.

بنابراين دليل طولاني شدن ارسال نامه ها موارد مزبور بوده كه شايد گريزي از آن نباشد. دليل ديگر تراكم نامه ها و سؤال ها ميباشد كه وقت گير است. گاهي سؤال هاي متعدد و با حجم زياد در يك زمان ميرسد كه به ترتيب به هر يك پاسخ داده شود و سؤال هاي باقي مانده از گذشته بايد پاسخ داده شود تا نوبت به نامة جديد برسد. گاهي تعداد سؤالات تحقيقي از يك شخص زياد است، مانند همين سؤالات شما. اينجا تقريباً ده نفر به پاسخ گويي مشغول هستند اما با توجه به اشتغالات افراد و رفتن به مرخصي و اشتغال به درس و ... به طور متوسط 5 ـ 6 نفر در هر روز مشغول پاسخ گويي هستند. ناگفته نماند اگر سؤال كننده محترم طرح يا پيشنهاد ديگري در چرخة كاري و يا ساختار اداري داريد، بنحوي كه تسريع در كارها گردد، استقبال ميكنيم.